District und Global Grant Projekte
RDG unterstützt Clubs bei der Projektabwicklung
Projekte im Rahmen des Grant Systems der Rotary Foundation unterliegen festgelegten Richtlinien.
Richtlinien District Grants
Richtlinien Global Grants
Die Verwaltung der Grant Mittel erfolgt dabei über RDG. Lesen Sie im Folgenden die Hinweise zu unseren Aufgaben in der Zusammenarbeit.
Für District Grants gilt die Vereinbarung zwischen der Rotary Foundation (TRF) und RDG, dass RDG als juristische Person die TRF Mittel für die Clubs oder Distrikte erhält und in Zusammenarbeit mit diesen die Mittel verwaltet.
Die Distrikte sind angehalten, die folgenden Dokumente jedes Jahr neu einzureichen:
- District MoU
- Addendum zum District MoU
Bei Global Grants, sofern das Projektkonto im Inland und daher bei RDG geführt wird, wird jeweils ein projektbezogenes Addendum erstellt und von den Beteiligten unterzeichnet. (Die meisten Projektkonten werden jedoch im Projektland/Ausland eröffnet.)
Bei der Abwicklung über RDG achtet RDG auf die Einhaltung der Vorschriften der Finanzämter, die es erlauben Zuwendungsbestätigungen auszustellen und von der Steuer befreit zu werden.
- RDG muss überprüfen, dass der Zweck von District und Global Grants im Rahmen der RDG-Satzung liegt
- Die Mittel müssen unmittelbar und zeitnah den steuerbegünstigten Zwecken zugeführt werden, RDG darf sich dazu jedoch sogenannter Hilfspersonen (Rotarier) bedienen
- Ordnungsgemäße Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben der Projekte sind als Nachweis zu erbringen, dass die steuerbegünstigten Zwecke erfüllt wurden.
Konsequenz:
- Die deutschen Club-MoUs nach TRF-Vorgaben müssen um diese Notwendigkeiten ergänzt werden
- Die Gelder müssen entweder direkt an den Endbegünstigten gezahlt werden oder eine Nachweiskette mittels entsprechender Bankbelege vorliegen.
- RDG muss Kopien der Zwischen-/Abschlussberichte (bei District Grants vom Distrikt zuvor geprüft) mit allen Belegen erhalten
- Die Originalbelege müssen 10 Jahre nach Abschluss aufbewahrt werden und auf Anforderung / bei einer Prüfung von RDG durch das Finanzamt zur Verfügung gestellt werden können.
Weitere Informationen und die Textvorlagen für die erwähnten Dokumente finden Sie im geschützten Mitgliederbereich.
- Auszahlung der von der Rotary Foundation freigegebenen District Grant Mittel
- unterschriebene Zahlungsanweisung zur District Grant Aufteilung an RDG übermitteln
- Information der Clubs durch den Distrikt, dass die Gelder zur Auszahlung bereitstehen
- Distrikt übersendet die einzelnen District Grant Anträge der Clubs sowie die dazugehörigen Club-MoUs an RDG
- Auszahlung der Grantmittel an die Projektbegünstigten über das Formular Zahlungsanweisung, unterzeichnet von den Verfügungsberechtigten gem. Club-MoU des jeweiligen Clubs
- Die Auszahlung sollte an den Endbegünstigten des Projektes erfolgen. Ist dies nicht der Fall, sollte die Auszahlung auf das Clubkonto oder das Konto eines Fördervereins erfolgen. Dabei ist der Mittelfluss (Zahlungsein- und ausgänge) bis zum Endbegünstigten durch Kopien der entsprechenden Bankbelege gegenüber RDG nachzuweisen.
- Die District Grant-Mittel können durch Barmittel des Clubs/mehrerer Clubs für das Projekt aufgestockt und auch über RDG abgewickelt werden
- Nach Abschluss des Projektes Einreichung der vom Distrikt geprüften Abschlussberichte mit einer Einnahmen- und Ausgabenaufstellung sowie den dazugehörigen Belegkopien zur Dokumentation aller über RDG laufenden Beträge (sowohl gegenüber der Rotary Foundation als auch gegenüber unseren Finanzbehörden).
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- Übermittlung der Grant Online Zusage von der Rotary Foundation, sofern RDG nicht in Kopie gesetzt wurde.
- RDG hat Zugriff auf den „Grant Record“, wenn die Grant Nummer bekannt ist.
- Überweisung der deutschen Barmittel des Projekts an RDG (USD oder EUR)
Voraussetzung dafür:
- Legal Agreement wird von beiden Clubpräsidenten / bei Distriktprojekten von Distriktamtsträgern online autorisiert
- Projektkonto wurde eingerichtet
RDG erhält alle Zwischen- und Abschlussberichte mit Anlagen wie Rechnungen und Kopien der Bankkontoauszüge.
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RDG wird Projektkonto. Dies ist nur möglich, wenn
- entweder Deutschland Projektland ist ( Achtung, der ausländische Partner muss dann mindestens 15% der gesamten Barmittel und DDF-Mittel aufbringen)
- oder dies aufgrund der Sachlage ( z.B. Kauf von Geräten in Deutschland) sinnvoll ist und der Partnerclub damit einverstanden ist.
Ablauf
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RDG eröffnet ein separates Bankkonto für das Projekt, auf das auch die Barmittel des deutschen Clubs/Distrikts eingehen.
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RDG erhält die TRF-Zuschüsse, DDF-Mittel und ausländische Barbeteiligungen
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Verfügung über die Projektmittel über Zahlungsanweisung an RDG, unterschrieben von den beiden Zeichnungsberechtigten des Projektkontos lt. online-Eingaben.
Je nach Sachlage sind dieser Zahlungsart Rechnungen oder ähnliche Belege beizufügen.
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Stipendien sind finanzierbar über
- District Grants
- Global Grants
Bei Finanzierung über Global Grants gilt die Bindung der Studienfächer an die Schwerpunktbereiche der Rotary Foundation.
Mindesthöhe des Stipendiums USD 30.000 Gegenwert
Unterlagen
- RDG erhält Unterlagen über das Auswahlverfahren der Stipendiaten
- Kopien der Bewerbungsunterlagen der ausgewählten Stipendiaten
Auszahlung an den Stipendiaten in enger Abstimmung mit dem Distrikt
- RDG erstellt dafür ein eigenes Zusageschreiben an den Stipendiaten aus finanzrechtlichen Gründen,
- Die einzelnen Ratenzahlungen werden durch Zahlungsanweisung an RDG veranlasst.
Berichte
- RDG benötigt Kopien der vereinbarten Zwischen- und Abschlussberichte des Stipendiaten
- TRF gegenüber ist der Distrikt/Club für die Erstellung eines online-Berichtes mit Belegen bzw. Kopien der Bankauszüge (bei GG) verantwortlich.
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