Wir empfehlen die sichere, zuverlässige und bequeme Möglichkeit des Spendens über die RDG Website.

Aber selbstverständlich geht auch der gewohnte Weg der Überweisung. RDG bittet aber im Interesse der Clubs darum, dass alle Überweisungen mit ausreichenden Angaben im „Verwendungszweck“ versehen werden. Diese sind:

• Clubnummer (siehe Mitgliederverzeichnis), damit die Spende einem Club bzw. Schatzmeister zugeordnet werden kann, bitte setzen Sie ein „C“ vor die Clubnummer, also z.B. „C11234“ oder „C021134“.
• Wenn Sie einen bestimmten Förderzweck erreichen wollen, geben Sie bitte das entsprechende Projektkonto an mit vorangesetztem „P“ an. Das wäre z. B. „P2002“ für den TRF Annual Fund oder „P2001“ für EndPolioNow. Eine umfangreichere Liste von Projektkonten findet Sie weiter unten. Wird auf diese Angabe verzichtet, entspricht der Förderzweck „P2300“ („allgemeine Zwecke des Clubs“).
• Damit RDG eine Spendenbescheinigung ausstellen kann, benötigen wir mindestens Name und Vorname des Spenders und zusätzlich
• vollständige Anschrift bei Spendern, die nicht Mitglied des Clubs sind.

Bitte geben Sie Ihren Mitgliedern die richtigen Angaben für Ihre Spendenaufrufe vor.

Wichtige Projektkonten für Spenden sind:

P2001 – End Polio Now bzw. Polio Plus
P2002 – TRF Annual Fund
P2300 – Allgemeine Clubzwecke, der konkrete Zweck wird vom Club definiert
P2302 – Taschengeld und andere Kosten für Austauschschüler
P2303 – Club- und Distriktstipendiaten

RDG versucht so gut als möglich, fehlende Informationen aufgrund der in RO.CAS bekannten Daten zu ergänzen. Bitte achten Sie darauf, dass die RO.CAS-Daten stets aktuell gepflegt und vollständig sind.

Wenn Spendeneingänge keinem Club zugeordnet werden können, z.B. wenn keine Clubnummer genannt und auch die Kontobezeichnung keinen Rückschluss auf die Identität des Spender oder Clubzugehörigkeit zulässt, besteht ein für RDG unlösbares Problem. In diesen Fällen wird bis zum Ende der Verwendungsfrist (zwei Jahre) abgewartet, ob neue Informationen, z.B. durch Nachfragen des Spenders auftauchen. Danach werden die Spendeneingänge für Zwecke der Rotary Foundation verwendet.

Die Adressdaten anderer Spender, die nicht Mitglied eines Rotary Clubs sind, werden vom RDG gepflegt. Sind die Adressdaten im Verwendungszweck einer Überweisung enthalten oder wird die Spende im Internet getätigt, können sie von RDG selbst angelegt werden. Wenn sie aber im Überweisungszweck fehlen, müssen diese Daten beim verantwortlichen Schatzmeister erfragt werden. Deshalb: Halten Sie Ihre Spender dazu an, die Adresse in der Überweisung mit anzugeben.

Wir empfehlen die Anmeldung für RDG Online: viele der Aufgaben des Schatzmeisters können mit diesem Verwaltungstool schneller und einfacher erledigt werden, als auf herkömmlichem Wege.

In der Vergangenheit basierte die Kommunikation zwischen den Clubs und  RDG meist auf Papier, per Brief, Fax oder per Telefon. Seit 2014 wird mit RDG Online eine umfassende Kommunikationsplattform im Internet angeboten, die größere Sicherheit bietet und jederzeit verfügbar ist, auch zu später Stunde und am Wochenende.

Aufgrund dieser Vorteile raten wir allen Clubs zum Wechsel zu RDG Online. Näheres erfahren sie in dem Bereich RDG Online im Überblick.

Auch Clubs in Gründung werden von RDG bereits unterstützt. Oft gehen schon vor der Charterfeier Spenden ein, die genauso verwaltet und mit einer Spendenbescheinigung versehen werden, wie Spenden für bereits etablierte Clubs.

Um das optimal unterstützen zu können, bittet der RDG die Governor der Distrikte um möglichst frühzeitige Information, wenn Clubgründungen geplant sind.

Vorgehensweise bei Neugründungen

Es empfiehlt sich, bereits in der Gründungsphase den Club in RO.CAS anzulegen und die zukünftigen Mitglieder und alle Clubdaten zu erfassen, das erleichtert dem Gründungssekretär die Arbeit, aber auch dem Schatzmeister.

Dazu empfehlen wir die folgenden Schritte:

Die Clubnummer steht erst nach der Überreichung der Charter-Urkunde zur Verfügung, der Club in Gründung braucht aber eine provisorische (6-stellige) Clubnummer, die wie folgt zu wählen ist:

• Die erste Ziffer ist eine „9“, für „Club in Gründung“,
• die folgenden vier Stellen sind die Distriktnummer, z.B. 1900 oder 1820,
• die letzte Ziffer wird vom District Internet and Communication Officer (DICO) für das Internet ihres Distrikts vergeben und stellt die Eindeutigkeit sicher für den Fall, dass in Ihrem Distrikt mehrere Clubs gleichzeitig in Gründung sind.

Sobald der Name und Ort feststeht und die ersten Mitglieder gewonnen sind, lassen Sie den neuen Club mit der oben beschriebenen Nummer durch ihren zuständigen DICO anlegen.  Der Clubname trägt den Zusatz „i.G.“. Ab dann können Sie neue Mitglieder in RO.CAS erfassen.

Sobald der Gründungs-Schatzmeister feststeht: Füllen Sie das Autorisierungsformular für Club-Schatzmeister aus, lassen Sie es von diesem und dem Gründungsbeauftragen unterzeichnen und schicken Sie es als pdf per Email oder Fax an den RDG.

Ab sofort können Spenden gesammelt werden. Die Verwaltung erfolgt unter der Nummer des neuen Clubs.

Wenn die Charterurkunde vorliegt: Bitte ändern Sie in Abstimmung mit dem DICO ihres Distrikts die Clubnummer und den Clubnamen. Die Charterurkunde ist dafür maßgeblich. Die bisher eingegangenen Spenden werden entsprechend übertragen.

Das deutsche Spenden- und Steuerrecht schreibt zwingend vor, dass Spenden innerhalb von zwei Jahren verausgabt werden müssen. Deshalb können Spenden für Zwecke der Rotary Foundation  - sofern eine Spendenbescheinigung gewünscht wird -  nicht direkt nach Evanston an die Rotary Foundation (TRF) überweisen werden.

RDG übernimmt in Abstimmung mit der Rotary Foundation die Aufgabe, Peace Scholar Stipendien, District und Global Grant Projekte sowie EndPolioNow Projekte zu finanzieren und so den deutschen Beitrag zu diesen wichtigen Aufträgen zu leisten. Dies geschieht aber auf Basis und unter Beachtung der spezifischen Bestimmungen des deutschen Spendenrechts.

In Deutschland werden Spendengelder also anders behandelt als in den allgemeinen englischsprachigen Veröffentlichungen von Rotary International beschrieben. Alle Spendeneingänge werden nach spätestens zwei Jahren zur Auszahlung gebracht, der weitaus höhere Anteil (90% und mehr) innerhalb des ersten Jahres nach Spendeneingang. Die Spendenmittel deutscher Rotarier werden von RDG ausschließlich konservativ angelegt.

Aus dem Annual Program Fund (Projekt Fund) werden unter anderem auch die Grant Projekte von Clubs finanziert, weshalb ein konstanter Mittelfluss vorteilhaft ist. Um diesen zu gewährleisten empfehlen Rotary International und der Governorrat allen deutschen Rotariern eine jährliche Spende im Gegenwert von 100 USD.

Zuwendungen zur Unterstützung der Rotary Foundation bitte nur an RDG überweisen; wir werden in Zusammenarbeit mit der Rotary Foundation die ordnungsgemäße Mittelverwendung sicherstellen. Es gibt unter www.rotary.org eine aus den USA betriebene Spendenwebsite in deutscher Sprache. Die dort gespendeten Beträge gehen unmittelbar in die USA. Für diese können deshalb leider keine Spendenbescheinigungen ausgestellt werden.

Im Zusammenhang mit bestimmten Feierlichkeiten wie Jubiläen, Geburtstagen oder auch anlässlich von Beerdigungen wird häufig von Rotariern zu Spenden aufgerufen. Die Spender überweisen in diesen Fällen ihre Zuwendungen auf ein vom Schatzmeister des Rotary Clubs benanntes Bankkonto für den im Aufruf benannten Zweck. Auch das Clubkonto kann diesen Zweck als Sammelkonto erfüllen. Der Kontoinhaber fungiert als Treuhänder für den Spender. Manchmal werden Spendenbeträge auch in bar übergeben und dann erst vom Treuhänder auf das Sammelkonto eingezahlt.

Die Spenden müssen dann als Sammelspende an RDG weitergegeben werden. Als Stichtag für den Spendeneingang gilt das Datum der Gutschrift auf dem Bankkonto des RDG.

Bitte informieren Sie RDG vorab von Ihrem geplanten Spendenaufruf. Sie erhalten eine Projektnummer, die Sie in Ihrem Spendenaufruf angeben sollten, um die Zuordnung zu Ihrem Spendenaufruf zu gewährleisten.

Mit RDG Online stellt RDG ein einfaches und sicheres Verwaltungstool zur Verfügung. Auf Knopfdruck erhalten Sie z.B. den aktuellen Stand der Sammelaktion.

Einmal jährlich, jeweils zum Beginn eines Kalenderjahres versendet das RDG Büro die Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) als Sammelbestätigung an die Rotary Clubs. Der Schatzmeister des Clubs übernimmt die Verteilung an die Mitglieder. Dieser Weg wird gewählt, um Portokosten zu sparen.

Sollten Sie wie gewohnt Zuwendungsbestätigungen zum Abschluss des rotarischen Jahres benötigen haben Sie die Möglichkeit, diese bei Ihrem Schatzmeister anzufordern. Dieser hat die Möglichkeit, über unser RDG Online Portal die Spendenquittung selbst zu erstellen.

Bei Spenden bis 200 EUR wird diese Spendenbestätigung zusammen mit dem Überweisungsbeleg von den Finanzämtern als vereinfachter Spendennachweis anerkannt.

Überweisungen und auch Bankeinzüge haben eine Laufzeit von einigen Tagen, die Spendenbescheinigung kann aber nur auf den Tag ausgestellt werden, an dem die Zahlung auf dem RDG Konto bei der Deutschen Bank in Düsseldorf eingeht. Wenn Sie die Spendenquittung noch im „alten“ Jahr benötigen, bitten wir Sie entsprechend zu disponieren.

Spenden Sie per Bankeinzug/SEPA-Lastschrift, können nur Spenden bis einschließlich 20. Dezember noch im alten Jahr eingezogen werden. Grund sind die gesetzlichen Verfahrensvorschriften für das SEPA-Verfahren. Bei allen Spenden per Bankeinzug, die nach diesem Stichtag eingehen, wird die Zuwendungsbestätigung auf das Folgejahr ausgestellt.

Bei Förderprojekten mit Zahlungsempfängern im Ausland ist die satzungsgemäße Verwendung von Spenden aufwendiger nachzuweisen als bei Förderprojekten im Inland.

Einfach wird es, wenn das Zielgebiet zwar im Ausland liegt, der unmittelbare Zahlungsempfänger aber eine in Deutschland ansässige, als gemeinnützig anerkannte Institution bzw. Organisation ist. In diesem Falle genügt die Projektbeschreibung und der Freistellungsbescheid des Empfängers.

Bei Auslands­projekten haben RDG und die Clubs eine erhöhte Mitwirkungs- und Beweisvorsorge­pflicht, um die Prüfung durch die hiesigen Finanzämter jederzeit zu ermöglichen. Deshalb ist es erforderlich, sich vor dem Beginn der Aktion mit dem RDG abzustimmen und dann mit dem ausländischen Projektpartner entsprechende Nachweispflichten zu vereinbaren.

Die Durchführung der Aktivitäten ist durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen zu belegen; als Nachweis können folgende,vorzulegende Unterlagen dienen:

• im Zusammenhang mit der Mittelverwendung abgeschlossene Verträge und entsprechende Dokumentation der Vorgänge,
• Belege über den Abfluss der Mittel in das Ausland und Bestätigungen des Zahlungsempfängers über den Erhalt der Mittel,
• ausführliche Tätigkeitsbeschreibungen der im Ausland entfalteten Aktivitäten,
• gegebenenfalls Inventarlisten über gelieferte Gegenstände und Materialien,
• Material zum Projekterfolg, z. B. Prospekte, Presseveröffentlichungen, Fotos,
• Gutachten eines Wirtschaftsprüfers oder ähnliche Nachweise bei großen oder andauernden Projekten, auch zur Projektabrechnung,
• Zuwendungsbescheide ausländischer Behörden, wenn die Maßnahmen dort durch Zuschüsse u. a. gefördert werden,
• Bestätigungen einer deutschen Auslandsvertretung, dass die Projekte durchgeführt wurden,
• Bestätigungen einer staatlichen Institution wie z. B. Department of Social Welfare oder Bestätigungen einer kirchlichen Einrichtung wie z. B. das Bischöfliche Ordinariat,
• Originalsatzung bei im Ausland gemeinnützigen Empfängern (Registered Trust) sowie eine Übersetzung in deutscher oder englischer Sprache,
• Sachberichte über den Projektverlauf, bei mehrjährigen Projekten Zwischenberichte,
• Stellungnahme zu devisenrechtlichen und staatlichen Bestimmungen des jeweiligen Projekt-Ziellandes.

Diese Unterlagen müssen dem RDG zum Nachweis den Steuerbehörden gegenüber in Kopie (im Online-Archiv) vorliegen, der projektführende Club muss die Originalbelege zu Einnahmen und Ausgaben für einen Zeitraum von 10 Jahren aufheben und bei Bedarf dem RDG zur Verfügung stellen.

In manchen Fällen kann auf Teile der oben aufgeführten Dokumentation verzichtet werden. Deshalb sollten Einzelheiten frühzeitig mit dem RDG-Büro abgestimmt werden.

Für die Anerkennung von Sachspenden und Aufwandsentschädigungen werden vom Steuerrecht hohe Nachweisanforderungen gestellt, deshalb kann RDG im Regelfall keine Bescheinigungen für solche Spenden ausstellen. Der damit verbundene Aufwand lohnt nur in besonderen Fällen, die unbedingt vorher mit dem RDG Büro in Düsseldorf abzusprechen sind.

Gleiches gilt für Versteigerungen, Lotterien, Tombolen oder Wettangeln. Bitte setzen sich bereits in der Planungsphase zu Ihrer Veranstaltung mit RDG in Verbindung.

Grundsätzlich müssen Mittel zeitnah, d. h. spätestens in den auf den Zufluss folgenden zwei Kalender-/Wirtschaftsjahren verwendet werden.

Nur in konkreten Fällen und unter ganz bestimmten Voraussetzungen können Rücklagen gebildet werden, wenn ohne Mittelansammlung die gemeinnützigen Zwecke nicht erfüllt werden können,  z.B. bei der Anschaffung von größeren Gegenständen. Die Verwendung muss dabei konkret geplant sein, d.h. es handelt sich um ein bestimmtes Vorhaben mit einer genauen Zeitvorgabe. Eine solche Rücklage ist rechtzeitig im Vorfeld mit RDG abzusprechen, da RDG eine Genehmigung des Finanzamtes beantragen muss.